Slimmer werken met AI: vier pijlers en een startplan

Slimmer werken met AI betekent dat je AI inzet voor het deel van je werk dat veel tijd kost maar weinig van jouw kennis vraagt, zodat jij meer ruimte hebt voor het werk waar je het verschil maakt. Dat doe je met vier keuzes: laat AI voorspelbaar werk voorbereiden, verschuif van zelf maken naar controleren, gebruik AI als denkpartner en bouw vaste werkwijzen die je steeds opnieuw gebruikt. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt, welke fouten je voorkomt en hoe je in twee weken begint.

Je inbox stroomt over, je agenda zit vol en je takenlijst wordt alleen maar langer. Aan het eind van de dag vraag je je af waar je tijd is gebleven. Dat herkennen veel mensen die bij ons een cursus volgen: gedreven professionals die hard werken en toch het gevoel hebben achter te lopen. Harder werken lost dat niet op. Slimmer werken wel, en AI is daar een belangrijk hulpmiddel bij.

Waarom slimmer werken met AI nu verschil maakt

Slimmer werken hoor je al jaren: beter plannen, prioriteren, je tijd bewaken. Dat blijft waar. Maar AI voegt er iets nieuws aan toe. Waar je vroeger alleen je eigen tijd anders kon indelen, kun je nu een deel van het werk zelf laten voorbereiden door AI, zodat jij je richt op het deel dat jouw kennis en oordeel vraagt.

Er zijn drie soorten werk waar AI je het meest helpt.

Denkwerk dat veel tijd vraagt. Mails die je moet schrijven, rapporten die je moet opstellen, documenten die je moet samenvatten. Belangrijk werk, dat vaak meer tijd kost dan je zou willen.

Terugkerende administratie. Verslagen, overzichten, standaardteksten en het ordenen van informatie. Nodig, maar niet waar jouw toegevoegde waarde zit.

Momenten waarop je vastzit. Een presentatie die je niet goed opgebouwd krijgt, een probleem dat je van alle kanten wilt bekijken, een plan dat je wilt laten uitdagen. Op zulke momenten helpt een sparringpartner.

De vier pijlers van slimmer werken met AI

Pijler 1: Laat voorspelbaar werk voorbereiden

Doe je iets vaker dan een paar keer per week op dezelfde manier? Dan is het een goede kandidaat om met AI voor te bereiden. Denk aan standaardmails, verslagen van vaste overleggen, een wekelijkse update of het samenvatten van binnengekomen informatie.

Zo pak je het aan:

• Houd een week bij welke taken steeds terugkomen.
• Kies de drie die je het meest tijd kosten.
• Maak voor elk een vaste opdracht voor AI.
• Kijk na twee weken wat het oplevert.

Werkt je organisatie met tools als Copilot, dan kan AI ook binnen je mail, agenda en documenten helpen, bijvoorbeeld met het samenvatten van lange mailwisselingen en vergaderingen.

Pijler 2: Van maken naar controleren

Dit is de grootste verandering in hoe je werkt. In plaats van alles zelf vanaf een leeg scherm te maken, laat je AI een eerste versie maken, en besteed je je tijd aan verfijnen, aanvullen en controleren. Het eerste deel gaat sneller, en jij richt je op het deel dat het verschil maakt: de nuance, de feiten en de toon.

Een voorbeeld uit de praktijk. Marloes, marketingmanager, schreef elke week een statusupdate voor het management. Dat kostte haar veel tijd: informatie verzamelen, ordenen en in begrijpelijke taal opschrijven. Nu geeft ze AI de ruwe informatie en vraagt om een overzicht in een vaste opbouw. Daarna besteedt ze haar tijd aan wat alleen zij kan: de nuance toevoegen, de prioriteiten benoemen en de toon afstemmen op het management. De update is sneller klaar en beter onderbouwd.

Pijler 3: AI als denkpartner

Het krachtigste gebruik van AI is niet dat het dingen voor je doet, maar dat het je helpt beter na te denken.

Een probleem ordenen. Heb je een vraagstuk met veel kanten, laat AI het dan opdelen in deelvragen, de afwegingen benoemen en verschillende invalshoeken aandragen.

Advocaat van de duivel. Vraag AI om kritische vragen te stellen bij je plan, blinde vlekken te zoeken en risico's te benoemen. Zo maak je een plan sterker voordat je het voorlegt.

Snel inlezen. Moet je iets presenteren over een onderwerp dat je nog niet goed kent, laat AI dan een compacte uitleg geven op jouw niveau, met voorbeelden uit je sector. Controleer de feiten daarna wel.

Pijler 4: Bouw vaste werkwijzen

De meeste mensen gebruiken AI als losse tool: elke keer opnieuw bedenken hoe je iets vraagt. Wie slimmer werkt, bouwt vaste werkwijzen.

Losse vragen: elke keer dat je een vergadering moet samenvatten, bedenk je opnieuw wat je vraagt. Het resultaat wisselt.

Een vaste werkwijze: je maakt één keer een goede opdracht voor vergaderverslagen, met de opbouw die je wilt. Daarna vul je alleen de details in. Het resultaat is steeds goed, en je bent sneller klaar.

Bewaar je vaste opdrachten in een document, of leg ze vast in de vaste instructies van je AI-tool. Hoe dat werkt, lees je in ons artikel over system prompts en custom instructions. Kant-en-klare opdrachten om mee te beginnen vind je in onze verzameling ChatGPT prompts.

Slimmer werken met AI per functie

Functie	Waar slimmer werken met AI vaak begint
Office manager of secretariaat	Mails, verslagen, planning en standaardteksten
Projectleider	Statusupdates, overleggen voorbereiden, risico's op een rij zetten
Marketing en communicatie	Eerste versies van teksten, varianten, ideeën
Klantenservice	Antwoorden op lastige vragen, klachten samenvatten
Beleid en advies	Lange stukken samenvatten, notities structureren
Leidinggevende	Rapportages, gesprekken voorbereiden, plannen uitdagen

Kies de taak die in jouw werk het meest terugkomt, en maak daar je eerste vaste werkwijze van. Meer over AI voor leidinggevenden lees je in ons artikel over AI voor managers.

Een week slimmer werken: een voorbeeld

Kevin is projectleider bij een ingenieursbureau. Op maandag laat hij AI de mails van het weekend samenvatten die over zijn projecten gaan, zodat hij weet waar hij moet beginnen. Op dinsdag bereidt hij een lastig overleg met een opdrachtgever voor: hij laat AI de punten op een rij zetten en vraagt welke bezwaren hij kan verwachten. Woensdag gebruikt hij zijn vaste werkwijze voor de wekelijkse statusupdate. Donderdag laat hij een plan voor een nieuwe planning kritisch bekijken, en vrijdag werkt hij de aantekeningen van het teamoverleg uit tot een verslag.

Geen van die taken doet AI helemaal voor hem. Hij controleert alles, vult aan met wat hij weet over het project en de mensen, en past de toon aan. Maar het eerste werk gaat sneller, en hij begint makkelijker aan taken waar hij anders tegen opzag. Daardoor heeft hij meer tijd voor de bouwplaats en het gesprek met zijn team.

De drie grootste fouten bij slimmer werken

Fout 1: Alles met AI willen doen

Niet elke taak wordt beter met AI. Wie AI voor alles inzet, raakt verzand in experimenten. Kies de taken die vaak terugkomen en veel tijd kosten, en begin daar. De rest laat je voorlopig zoals het is.

Fout 2: Niet controleren

AI kan feiten verzinnen, de verkeerde toon kiezen of belangrijke context missen. Jij blijft verantwoordelijk voor wat onder jouw naam de deur uitgaat. Controleer, verfijn en maak het persoonlijk. Lees meer over AI-hallucinaties.

Fout 3: Niet terugkijken

"Het voelt sneller" is een begin, maar zegt nog niet wat werkt. Kijk na een paar weken terug: bij welke taken helpt AI echt, waar levert het weinig op en wat kun je verbeteren? Zo weet je waar je verder op inzet.

Je startplan: in twee weken slimmer werken

Week 1: Ontdekken

• Schrijf op welke drie taken het meeste tijd kosten en het vaakst terugkomen.
• Probeer elk van die taken met AI, met een duidelijke opdracht.
• Kijk aan het eind van de week welke taak het meest opleverde.

Week 2: Vastleggen

• Maak een vaste werkwijze voor de taak die het beste werkte.
• Gebruik die werkwijze elke keer, en verbeter hem waar nodig.
• Kijk terug: wat ging beter, en welke taak pak je hierna aan?

Daarna breid je stap voor stap uit, met een nieuwe werkwijze voor de volgende taak. Na een paar maanden heb je een handvol vaste werkwijzen die je werk merkbaar lichter maken.

Wat mag wel en niet?

Slimmer werken met AI betekent ook verstandig werken. Gebruik de AI-tool die je organisatie heeft goedgekeurd, en zet geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in een gratis of persoonlijke tool. Dat het mis kan gaan, bleek toen de Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde nadat medewerkers van een huisartsenpraktijk patiëntgegevens in een AI-chatbot hadden gezet. Meer over verantwoord gebruik lees je in onze gids hoe gebruik je AI op het werk.

Slimmer werken met AI leren

Slimmer werken met AI leer je het snelst door het te doen, met vaste werkwijzen en feedback op wat beter kan. Daarvoor hebben we AI Fundament gemaakt, de online AI-cursus van AIcursus.nl. In acht modules leer je hoe je AI duidelijke opdrachten geeft, de antwoorden beoordeelt en vaste werkwijzen bouwt voor je meest voorkomende taken.

Je oefent met SloepSelect, een fictief bedrijf dat elektrische sloepen verhuurt, zodat je veilig kunt oefenen zonder echte gegevens, en je krijgt op elke opdracht direct feedback. Daarnaast krijg je meer dan vijftien sjablonen en checklists die je daarna zelf gebruikt. Na afronding krijg je een certificaat van deelname. AI Fundament kost € 39,95, eenmalig en inclusief btw.